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準備超前部署,進入後疫情股東會2.0的時代了嗎?立委呼籲金管會開放線上股東會與開會通知書E化

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access_time2021-06-03

每年股東會季節是股務人員耗盡心力的時間,而這兩年更是驚奇連連,2020年初,新冠肺炎疫情剛起,三月初就有人想到股東會到底開不開,怎麼開?圓祐資訊用心的整理了是否召開股東會的各種選項與面對的問題,全文請見:https://www.yyc.com.tw/school-detail.php?v=NTIwMzgy,後來政府機關部署得宜,口罩的發放與宣導,疫情沒有想像中的嚴重,大多數公司也順利開完股東會。

 

想不到,2021年五月情勢突變,疫情提升至三級警戒,主管機關因應疫情,宣布公開發行公司六月底前停止召開股東會,一時間大家手忙腳亂,紛紛尋找各種解決之道,大部分公司可能還是想如何硬著頭皮把股東會開完,運用多個會議室,每間會議室安排五人以下,既符合規定又可以順利開完會;但還是有太多公司來不及部署選擇延期。

 

今天一則新聞出現,終於有立委呼籲金管會開放線上股東會與開會通知書E化(註1),圓祐資訊副總經理王耀仟針對開會通知書E化的落實,進一步說明「開會通知書E化對於企業不是太困難的事情,發送EMAIL或是做個開會通知書的網頁,送連結到股東的手機請他們看網頁,這樣簡單的工作,很多企業的資訊部門可以做到;但有幾個地方要特別提出我們的建議,首先,根據公司法172條,『通知應載明召集事由;其通知經相對人同意者,得以電子方式為之。』,也就是要寄電子通知書前要先取得股東的同意,這個步驟不能省,否則會有公司法189條,股東會的召集程序違反法令的疑慮。在還沒有修法之前,股務人員還是要先把這個問題解決,我們建議以股東地址變更聲請書(註2)來取得同意。」

 

解決了上述的問題,才能發送E_MAIL或做開會通知書的網頁並通知股東,但魔鬼藏在細節裡,真正的問題在於「報到」與「委託」。當股東收到電子開會通知書,他有三個選擇親自出席委託出席不參加。前兩項在紙本開會通知書,有出席通知與委託書來處理,而當股東收到電子通知書時這兩個選項也必須有相應的電子方式因應。圓祐資訊副總經理王耀仟建議,「提供親自出席股東一個親自報到時的QR Code,而針對委託出席的股東設計一個完善的電子委託作業程序;圓祐資訊StockTime股務管理系統推出『電子開會通知書』寄送以及『線上委託』的新服務,兼顧效率、安全與環保,一站式解決股東會前置作業,『線上委託』介接臺灣網路認證公司旗下TWID身分識別中心的Mobile ID行動身分識別服務,委託受託完全做到實名制。」

說明詳見:https://www.yyc.com.tw/news-detail.php?v=NTIwNTQ1

以上是圓祐資訊針對開會通知書E化給企業主的建議,歡迎各方指教。另外,這段時間我們最常被客戶問到最多的問題就是線上股東會,我們正在研究規劃如何協助企業辦理線上股東會,將盡快再和大家分享;疫情終會過去,降低人與人的接觸是後疫情時代的工作趨勢,股務作業E化刻不容緩,圓祐資訊StockTime可協助企業落實真正的超前部署。

 

註1: 民進黨立委籲金管會開放線上股東會 開會通知改採e化辦理https://www.ettoday.net/news/20210602/1997515.htm#ixzz6wgP11bEI

註2: 股東地址變更聲請書 https://www.yyc.com.tw/files/20210220093554jd1.doc


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