股務小學堂

股務自辦好處多!股務自辦看過來 股務自辦管理的問題與解答

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access_time2019-12-09

股務自辦好處多!

股務作業看似繁雜再加上法令時常更新,因此不少企業對股務自辦產生怯步,但是,交給股務代理機構代辦真的比較好嗎?首先是成本考量,股務管理交給股代機構委託除了管理費用外,需要任何作業或報表都要負擔額外成本,所費不貲;再者委外管理也等於是將股權異動等機密資料掌握於外部機構手中,資料外洩的風險高,股東股權等資料異動無法即時提供;企業無法清楚掌握股務資料,不容易與股東互動,更無法清楚掌握股東的投資動向。

其實股務自辦管理最大的好處就是企業可清楚掌握股務資料,同時自行培養具股務作業專業知識的人才,如此能對股東提供高品質的服務,取得股東的信賴,與股東互動零距離;掌握股東動向及股權結構,也有助於公司治理。

股務作業是有季節性的,什麼時候要做什麼事情,基本上蠻固定的,選擇一套好的股務系統來輔助,不但提升作業效率,如果系統廠商可提供專業諮詢顧問及定期的教育訓練,實際上中小企業甚至不需聘任全職的股務管理人員,只需半個營運管理或財務單位的人力進行股東股權資料的更新,就能做好股務自辦管理;股務自辦還可以降低企業營運成本。

 

還再用Excel處理股務資料嗎

這是你經常看到的畫面嗎?一個excel檔,一堆待整理的股東及股權資料;

人工作業管理股務,資料維護不易且易發生錯誤無法及時查覺,如增資、除息、除權、股東會議、股利發放作業容易產生錯誤;在時效上無法處理大量中文報表,無法即時獲得各式的統計分析報告,無法整合媒體資料申報,資料保密性較差,不但曠日費時,當公司內部人員異動時,工作也不易交接。

 

股務自辦看過來

圓祐資訊建議股務自辦的公司首先要告別傳統的Excel檔紀錄資料,選擇一套好的股務系統,最重要還要再加上專業諮詢顧問及定期的教育訓練,能帶您從變動的股務法令及看似繁雜的工作理出頭緒,既能減低委外作業的風險,又可提升股務管理的運作效率。

股務系統如何選擇?

  • 可迅速、正確、即時獲得股東股票的最新資料。
  • 可隨時列印各式的統計分析報表。
  • 可隨時由電腦、手機、平板等裝置,查詢董監事持有股數增減變化。
  • 可隨時由電腦、手機、平板等裝置,查詢股東、股票詳細資料及股東持有股數的狀況。
  • 當股票過戶、質押、掛失、補發時,可加強對股票的管理及立即追查、補正以避免偽造股票進入。
  • 增資、除息、除權、股東會議、股利發放等作業,可省時省力、迅速確實。
  • 以各類媒體資料申報,省時省力又正確。
  • 定期更新,即時因應更新法令或申報格式變更。
  • 雲端系統無須自建昂貴的系統設備。
  • 金融機構同等級的資安防護規格,機密資料不外洩。
  • 結合系統、顧問、法令講座的全方位股務管理解決方案

 

股務自辦管理的問題與解答

問題一:導入股務管理系統需要甚麼規格的電腦設備?

STOCKTIME雲端股務管理系統無須額外花費硬體建置費用,適用於IE、Chrome、Firefox等多種瀏覽器,操作人員可於手機、平板、筆記型電腦、桌上型電腦、Mac 等設備登入系統後就可以使用。

問題二:股務自辦需要招募哪方面的人員?

股務人員平時的工作是什麼?根據目前市場人力需求與主管機關的定義,股務人員的工作可以略分為兩大類,分別是處理股東與董事等相關事項、處理法務與法規等相關事項。大型企業或股東超過200人以上的企業,建議聘任專職的股務管理人員,一般中小企業不需聘任全職的股務管理人員,營運管理或財務單位的人力抽出部份時間搭配STOCKTIME雲端股務管理系統,進行股東股權資料的維護與查詢,就能做好股務自辦管理。

問題三:股務自辦成本怎麼預估?

股務自辦成本大概分幾大項,系統費用、事務費用及人事成本,STOCKTIME雲端股務管理系統一年費用為新台幣30, 000元,一般中小企業非專任股務人員人事成本一年約佔人事費用20~30%。

 

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