股務小學堂

股務人員很難當?股務問題該找誰諮詢?掌握股務資源,輕鬆升級股務工作!

visibility 2673

access_time2019-11-20

股務人員處理的股務是什麼?股務處理準則讓股務人員覺得不好理解嗎?花了很多時間搞懂法令後,又遇到股東資料異動頻繁,像是股東改名字、股東地址變更、股票繼承、股票買賣、股票遺失、股票贈與等等,這些繁瑣的事務也讓股務人員覺得傷腦筋嗎?這篇文章將為那些還不是那麼熟悉股務管理的從業人員提供最精闢的解答。

股務是什麼?

要了解股務是什麼,就得先了解什麼是股東、股權、股票。簡單來說,股東是一間公司的出資人;股權是股東擁有這間公司相應的權益,以及要承擔一定責任的權力;最後,股票則是擁有這間公司部份所有權的憑證。

那股務是什麼?股務是處理與股東、股權、股票相關的事務,根據金管會定義包含:辦理股東開戶、股東(資料)異動、股票過戶、質權設定與解除、辦理召開股東會、處理股利發放、股票委外印製、處理股東查詢與政府機關規定相關股務事項等事務。

簡單來說,股務的核心是「確實詳盡整理股東個資,並透過股票紀錄股東股權的變動,將公司營運和管理的權利與義務,根據股權做合法公平的處理等相關事項。」

因此,對股務人員來說,最基本的是確認股東資料與股票資料正確,除了確認股東資料與股票資料正確外,股務人員還有什麼其他的股務作業呢?讓圓祐的股務小幫手來為你解說。

股務人員平時的工作是什麼?

根據目前市場人力需求與主管機關的定義,股務人員的工作可以略分為兩大類,分別是處理股東與董事等相關事項、處理法務與法規等相關事項。

處理股東與董事等相關事項

      • 協助辦理召開股東會、董事會及功能性委員會相關事項。
      • 編制股東會召開時之參考資料,例如年報及議事手冊。
      • 辦理股東之開戶、股東基本資料變更等事務。
      • 辦理股票之過戶、質權設定、掛失、換發等之異動登記
      • 辦理股利發放,稅務申報,補充保費繳納申報相關事宜。
      • 辦理公司資本額變動(增資/減資)相關事宜。

處理法務與法規相關事項

      • 股務相關法令之遵循及整理。
      • 公司負責人與主要股東資訊申報。
      • 提供最新法規資訊,以及協助股東、董事、監察人遵循法律。

以上敘述圓祐股務小幫手為你整理了股務以及股務人員的工作事務,以下為你整理在這些工作中會遇到哪些困擾,以及股務人員們可以尋求哪些資源。

股務人員工作最常遇到的困擾—法務、股東資料管理不易,異動恐增加上手難度

隨著公司的成長與股東股權日益的複雜,當公司的股務作業到了必須有系統性的規劃與管理需求時,股務有兩個選項,自辦或交股務代理公司,站在經濟與效率的考量下,多數公司開始會以設置股務人員或成立股務單位來處理股務。但對剛開始發行股票的公司來說,會認為股務自辦沒有這麼簡單。常見兩個麻煩與困難點:

第一,處理股東資料、開股東會等事務。

以維持股東、股票資料正確來說,其實這件事很繁雜,因為當公司股東持續增加,每位股東只要有任何資料變動,都是需要聯絡與溝通,詳細確認後才能更改資料。

而資料變動包含所有與股東、股票相關大大小小的事務,像是股東改名字,換地址、換匯款帳號,又如股票買賣、贈與、繼承等等業務。

而這點取決於股務人員對記錄資料的邏輯與完整度,若有缺失,容易導致資料複雜、難整理。等到要查詢歷史資料時,才發現有許多問題。像是以一本流水帳簿或是 Excel 工作表紀錄股東的股數異動,但很有可能發生股票號碼股數,登記錯誤,或是漏記。

這點可能造成新進的股務人員上手困難,使公司裡的老鳥交接不易,全都是因為資料沒有結構概念與有系統地做整理,導致這樣的事情發生。

另外,以召開股東會為例,要通知所有股東,並且確認股東會要超過一定比例的股權出席,否則該場股東會可能就等於白開。這中間有許多細緻的實務與操作技巧。

第二,處理法務相關的事項。

對股務人員來說,法規法令也是一大問題。股務相關法令龐雜且分散,即使找到法條所在,也不確定是否理解並正確應對法條所述。萬一不符合法令規範,遇上主管機關查核與股東爭議,徒增困擾。

舉例來說,稅務的法令、申報格式時時變動,公司內部現有的系統與資料結構是否能夠應對,這會是一大問題,股務需要先搞懂法令規範修改的內容,再來思考內部現有系統與資料結構該如何調整。

根據上述兩大件,股務人員需要專業知識外,也要有辦理大大小小事務的能力,但這件事好像沒有這麼簡單就可以實現,致此讓圓祐股務小幫手為你建議幾項資源,讓你可以在遇上困難時有所依循與學習,協助你逐步處理好股務事務,成為一位熟練且合格的股務人員。

股務人員遇到問題可以尋求的資源與解決問題的步驟

實務中面臨的問題可以分為兩類,分別是法令相關問題以及資料處理與管理相關的工作。

法令相關問題

遇到法令問題,處理的第一步驟是,去找法條、判例、解釋令,先自行吸收與學習,判斷自己是否能夠理解其中的資訊。分別的網站有全國法規資料庫即時公司法解釋最新證券法令函釋證券暨期貨法令判解查詢經濟部商工行政法規

第二,如果無法自行解決與吸收,或是還有其他的問題,可以詢問自家公司合作的會計師、律師,或是該法條的主管機關單位的專業人士,以及圓祐資訊的資深股務管理專家

第三,圓祐提供專業股務顧問,以及課程講座,協助股務人員處理法令相關的事務,讓股務人員在工作之時也能提升自身的專業知識。

資料處理管理相關工作

圓祐資訊自有研發StockTime雲端股務管理系統,協助股務人員處理大大小小的股務事務,提升工作效率與效能的同時,降低處理資料的出錯率,讓股東相關事物都被處理妥當,包含資料變更、股東會作業、換發作業等等。

結語

股務並非一般人士可以簡單處理的業務,可能需要花時間教育員工,又或是花更多錢聘請較為專業的人士,但其實還有第三項選擇。

圓祐資訊超過二十年的業界經驗,透過全方位股務管理系統,協助超過兩百家指標企業設計股務軟體及提升資訊服務體驗。

除此之外,圓祐資訊更提供講座、顧問諮詢等服務,協助企業的股務人員提升專業能力,協助處理企業內部股務事務。

圓祐資訊正積極推廣自有研發StockTime全方位雲端股務管理系統,隨時符合最新法令,手機、平板、筆電等一機在手,就能搞定股務工作。立即註冊StockTime全方位雲端股務管理系統,可享資深股務專家免費諮詢服務!

arrow_back回上一頁


loading....