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第一次做股務管理就上手,掌握3項關鍵股務作業讓你事半功倍!

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access_time2020-01-20

圓祐資訊資深顧問王耀仟

身為股務人員,每天忙碌整理股票及股利數據資料、協助股東解決股票變動的疑難雜症,已經是分身乏術了,到了六月,還要為了舉辦股東會而趕工製作年度報表、三申五令的提醒股東出席會議。年底若遇上法令變動,還要追溯過去的股務資料,配合修改申報流程,真的是非常辛苦的工作,若沒有一定的專業和經驗,很容易因繁瑣的工作流程而失去動力,懷疑做了這麼多工作,對企業營運有什麼幫助?

 

股務管理做得好 企業營運煩惱少

 

     「雖然股務和企業業績的增長沒有直接的關係,但其和公司的營運資金來源 — 股東有直接的關係;掌握並打造良好的投資人關係,是每間合資公司必修的課題,除非一人獨資公司,每間合資公司一成立就應該確實做好股務管理,以掌握股權規劃。不論是新創還是成立多年的企業,股務管理做得好,企業營運煩惱少。」圓祐資訊資深顧問王耀仟表示。

 

        圓祐資訊資深顧問王耀仟將為大家講解股務管理對企業營運的重要性,以及提供三個做好股務管理的建議

 

股務是什麼?

         股務之核心概念為「確實詳盡整理股東個資,並透過股票紀錄股東股權的變動,將公司營運和管理的權利與義務,根據股權做合法公平的處理等相關事項。」

        由上述可知,股務管理主要涵蓋股東、股權、股東會、股利、政府機關五大面向,針對每一個面向皆有相對應的產出和處理方法。舉例來說,應對股東需要熟悉股東個資包含年齡、國籍、地址、連絡方式,用甚麼方式或管道成為股東(買賣、贈與等),甚至股東與其他股東之間的關係(是否為親友等);舉辦股東會需要符合公司法的規定,應對政府機關則需要依照股務相關法令進行媒體申報。

為何要做股務管理?

  • 股務作業的資訊統整

        股務人員的日常作業,從協助股東資料維護、股票資料異動、股利發放,到年末的媒體申報,每一個程序所涉及的資訊都是跨領域的,無法只依靠單一的資訊面向來完成,此時日常作業的標準性以及資訊統整性就會決定最後的執行成效。一個完善的股務管理能夠使企業或股東需要資料時能立即找到依循。

 

  • 協助股東瞭解投資人的權利與義務

        股務的核心關係人為「股東」,在這一方面,股務人員更像是一位「輔助角色」,協助股東熟悉投資的權利與義務。由於股務管理涉及多項法令以及專業知識,連股務人員都需要時間上手,更何況是非專業的股東?除了平時資料變動的協助外,對於股東的疑慮,要能整理清晰、完整且易讀的股務解釋資訊,包含股東會與會、股利發放以及股票變動的資訊傳遞,降低與股東之間因資訊不對稱而增加的溝通成本。

 

  • 舉辦股東會

        每年六月,股務人員最擔心的就是「如何辦股東會」,股務人員舉辦股東會的目的為確保會議中企業提案以及投票決議能順利運行。因股東會關乎全體股東的權利,需要準備不少的文書資料,並要事前和股東聯繫,最後還需要確保投票決議符合法令的規範,是股務人員重要的任務之一。

 

股務管理的好,對企業營運有什麼幫助?

  • 促進與股東的良好關係

        股東投資公司,最在意的就是公司的經營成效和股利的發放,因此,資訊的揭露和處理成效是維持與股東良好關係的基礎,執行即時、流暢以及資訊完善的股務處理流程能讓股東對於企業營運更放心。且一年一度的股東會是企業和股東溝通的重要機會,讓股東會運作符合法令並順利運行是股東會的重點,其有助於計畫議案被認可,並提升股東對企業的認同。

 

  • 節省人事成本,增進辦事效率

        股務管理包含股票、股東、董事會等等不同面向的股務資料,其日常的資料更新及處理皆需要人力和時間,若資料處理不善,導致資料漏記、資訊錯誤等等問題,需要回溯重新整理資料,並和受影響的關係人溝通,徒增大量的行政成本。若能適度的利用股務軟體、股務系統,能夠節省一定的人事成本,讓團隊增進辦事效率。

 

  • 企業決策的重要因素

        企業需要股務資訊來作為企業增資、籌資的決策參考,這也是股務管理對企業營運影響重大的原因,報表的過期、錯誤以及資訊的缺漏,都會讓股務資訊喪失參考的價值,降低企業對股務管理的期待。想要發揮股務團隊的價值,股東歷史資料完整保存、報表的完整揭露、即時更新以及提供經營團隊股務相關資訊的效率是至關重要的

 

  • 公司符合法律規範,不被主管機關找麻煩

        股務管理實務上涉及多項法規,包含:公司法、稅法、股務處理準則等等,許多法規的罰則會影響到整間企業的營運,因此需要確保企業在股務處理上符合法律規範,讓企業能夠完全專注於業務推廣

 

如何做好股務管理?

 

  • 股務工作內容標準化,資料處理有依循

        隨著股東人數增加,股務管理的負擔相對提升,因此無論是股務管理流程或是報表的呈現,都需要藉由標準化來提升效率,降低工作交接時的風險,也讓新進人員在適應工作時有所依循。想建立完善的股務管理工作流程建議是參考股務處理完善公司的做法或是諮詢股務專家。如果資料架構和流程不統一,那麼在未來面對大量資訊變動變動或是應對企業決策所需的股務資訊,要回去追溯不同年份的歷史資料就會變得非常困難。

 

  • 資訊即時更新,掌握和股東的互動

        股務資訊要即時更新,並要維護資料的安全性,有些公司會利用股務代理的服務來外包股務處理工作,然而,股務代理的資料存放在第三方的系統裡,資料的更新需要額外的行政手續,有資料不即時和安全性的疑慮。股務作業不同於其他的行政作業,企業若無法清楚掌握股務資料,就不容易與股東互動,難以清楚掌握股權。

        以資料安全和即時掌握資訊的角度來看,建議股務由自家人員辦理,建立一個企業內部的股務團隊,不論是企業的功能性需要,還是股務處理的彈性,股務自辦都能有更好的成效,不過自辦也有一定的風險,需要具有股務或相關法令的專家來協助股務的辦理,否則可能會因專業度的問題而導致股東不信任。

 

  • 追蹤相關法令變動,保護公司與股東權益

        對於法令更新,股務人員要有相當的敏感度,因股務涉及到的法律層次跟稅務層次的面向比較廣,不論是股務人員或股東都可能因為對法條的疏漏,平白蒙受損失。舉例來說,當股東問及買賣繼承和贈與之類的問題,代表他有股權規劃的需求,有可能是想讓子女繼承,也有可能是對經營者的不信任,想要賣掉股票;此時股務人員就要有一定的敏感度,思考如何能幫助股東節稅,了解新股東的背景。

 

有關法令變動,可以到法令相關法條的網站,追蹤法條的變更:全國法規資料庫即時公司法解釋最新證券法令函釋證券暨期貨法令判解查詢經濟部商工行政法規

 

結語

 

        股務管理是一門專業學問,不但平日需要處理行政事務,舉辦公司一年一度重大的股東會,還要時時注意法令的變化,股務人員在工作期間承擔的風險和壓力並不小,如果公司內部能有股務或法令的專家是再好不過!對於初成立的股務團隊,更需要長期累積經驗和專業才能有穩定的執行成效,才能對公司籌資以及決策制定有更大的幫助。

 

        在股務管理方面,若需要專家意見諮詢的話,圓祐的諮詢團隊擁有20餘年的股務管理實務跟企業輔導經驗,依據法律及稅法的更新調整申報項目,且提供人力教育訓練,能幫助初成立的股務團隊快速上手。

 

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