access_time2020-02-21
每年到了2,3月期間,股務人員開始思慮,平時處理股務,又要籌備一年一度的股東會。你是否每年都在面對這樣的煩惱呢?今年股東會要做什麼?股東會議程是什麼?股東會召集如何進行?許多公司(特別是初創的股務團隊)因為較少舉辦股東會的經驗,又沒有相關的教育資源能夠依循。經常在股東會前一個月忙到焦頭爛額,當天的會議成效也不佳、表決程序混亂。
事實上,籌備股東會不難,但因為股東會籌備有一定的程序要依循,若程序顛倒則需要事後花時間彌補,反而使日常股務處理延宕。圓祐資訊資深顧問王耀仟副總整理了股東會的重要資訊,包含股東會應有的籌備流程和每個重要期程要完成的事情,能幫助你更有效率的籌備股東會。
股東會是公司的最高權利機關,它由全體股東組成,對公司重大事項進行決策,有權選任和解除董事,並對公司的經營管理有廣泛的決定權。
股東會既是一種定期或臨時舉行的由全體股東出席的會議,又是一種非常設的由全體股東所組成的公司制企業的最高權力機關。它是股東作為企業財產的所有者,對企業行使財產管理權的組織。企業重大的經營決策一般都得股東會認可和批准方才有效。
 
 
從法令面來說,股東會(英文Shareholders Meeting)通常由董事會召集,依公司法第170條規定,股東會有兩種:
一、股東常會,每年至少召集一次,且於每年六月底前召開,但有正當事由經報請主管機關核准者,不在此限。代表公司之董事違反前項召開期限之規定者,處新臺幣一萬元以上五萬元以下罰鍰。
二、股東臨時會,於必要時召集之。
就實務層面來看,公司為股東集資成立,期望能為市場提供產品、服務,而能獲利。故會聘用專業的人員為客戶持續生產商品,提供服務。而專業人員就必須經由股東會為自己的工作成果報告股東,股東同時也在股東會為公司的目標,走向,政策做決定。
股東會的重要時程安排如下
重要時程 | 非公開發行公司 | 公開發行公司(含興櫃,上櫃,上市) | 備註 | ||
常會 | 臨時會 | 常會 | 臨時會 | ||
停止過戶 | 開會前三十日內 | 開會前十五日內 | 開會前六十日內 | 開會前三十日內 | 公司法第165條 |
寄開會通知書 | 二十日前通知 | 十日前通知 | 三十日前通知 | 十五日前通知 | 公司法第172條 |
委託書收取 | 開會五日前 | 開會五日前 | 開會五日前 | 開會五日前 | 公司法第177條 |
議事錄分發 | 會後二十日內 | 會後二十日內 | 會後二十日內 | 會後二十日內 | 公司法第183條 |
一般來說,股東會整體流程如上,在「經營成果確認」和「討論公司未來決策」上,其項目需視各公司的需求調整。根據公司法的規定,公司股東會可以行使以下權利:
(一)決定公司的經營方針和投資計劃;
(二)選舉和更換非由職工代表擔任的董事、監事,決定有關董事、監事的報酬事項;
(三)審議批准董事會的報告;
(四)審議批准監事會或者監事的報告;
(五)審議批准公司的年度財務預算方案、決算方案;
(六)審議批准公司的利潤分配方案和彌補虧損方案;
(七)對公司增加或者減少註冊資本作出決議;
(八)對發行公司債券作出決議;
(九)對公司合併、分立、解散、清算或者變更公司形式作出決議;
(十)修改公司章程;
(十一)公司章程規定的其他職權。
股東會的籌備流程其實不複雜,依照期程來看可分成以下三階段
第一階段(2~3月)— 董事會前置預備期
依公司法第172條規定,股東常會之召集,應於二十日前通知各股東。股東臨時會之召集,應於十日前通知各股東。
公開發行股票之公司股東常會之召集,應於三十日前通知各股東;股東臨時會之召集,應於十五日前通知各股東。
小提醒:注意停止過票日前後股東名冊,於停止過票日前買進或持有公司股票,才具有股東會資格,能夠參加股東會,要盡早完成過戶登錄以免發生臨時狀況。
第二階段(3~5月)— 密集籌備期
若股東無法親自出席,依據公司法177條,股東得於股東會前出具委託書,但以委託一人為限,應於股東會五日前送達公司。
準備發言條、表決票、選舉票、議事手冊年報和股東大會禮物
小提醒:因每位股東股份不一樣,表決票/選舉票要事先整理好並計算正確,否則當日計票會有計算困難的問題。
第三階段(6月~會議前)— 股東會預演
依照股東會議程,演練完整流程,確保從股東報到、致詞、年度經營報告到股東會提案的流程順暢度,特別是當日計票一定要確保無誤!
依據公司法第183條,股東會之議決事項,應作成議事錄,由主席簽名或蓋章,並於會後二十日內,將議事錄分發各股東。前項議事錄之製作及分發,得以電子方式為之。
應記載事項:
股東會議事錄在完成後,在公司存續期間需要永久保存。出席股東之簽名簿及代理出席之委託書,其保存期限至少為一年。但經股東依第一百八十九條提起訴訟者,應保存至訴訟終結為止。
股東會是對公司來說是很重要的一場活動,其詳細籌備流程也會因不同公司而有些微的差距,需要股務團隊花上幾年的時間才能熟悉整體流程,若想深入瞭解如何辦理股東會,歡迎聯絡圓祐資訊股務諮詢。
「只要將股東會的日期訂出來,Stocktime全方位雲端股務管理系統就可制定好股東會所有的行事曆」。
Stocktime全方位雲端股務管理系統除了日常股務管理作業以外,也包含「股東會作業」,其具有:
Stocktime全方位雲端股務管理系統能幫助你什麼?
想讓繁瑣的股務工作,透過系統變得輕鬆易懂嗎?現在立即免費註冊雲端股務系統!